Acklamation
Omröstning med JA-rop.
Adjungera
Någon eller några tillfälliga ledamöter i en styrelse. Den som adjungeras till styrelsen har yttrande- och förslagsrätt, men inte rösträtt.
Beslutsförhet
Anger hur många som måste vara närvarande för att man ska kunna fatta beslut.
Dagordning
Den lista som talar om vad som ska tas upp på mötet.
Justering
Fastställande. Ett mötesprotokoll justeras i efterhand av utsedda justerare och får därmed giltighet.
Mandatperiod
Tiden mellan två årsmöten. Väljs en styrelseledamot på två år, väljs hen på två mandatperioder (förutsatt att man har årsmöte en gång per år).
Majoritet
Ett förslag till beslut får majoritet genom att få flest röster.
Protokoll
Ger besked om vad som förekommit på mötet, inklusive vilka beslut som fattats samt eventuella reservationer. Bra om det framgår i protokollet vem som är ansvarig att driva en fråga vidare.
Reservation
Om det finns en avvikande mening i en fråga kan man få detta inskrivet i protokollet. Används ofta för att markera, gentemot medlemmarna, att det finns avvikande meningar mot beslutet.
Röstlängd
Förteckning över röstberättigade medlemmar.
Suppleant
Ersätter ordinarie ledamot. Styrelsen kan själv bestämma om suppleanten får vara med på mötena trots att ordinarie också är där. Om så är fallet har suppleanten ingen rösträtt.
Utslagsröst
Om ett beslut i en sakfråga går till votering och den slutar i lika röstetal har mötesordförande utslagsröst som avgör vilket alternativ som vinner.
Valberedning
Grupp av medlemmar i en förening som fått i uppdrag att föreslå kandidater till styrelse och motsvarande uppdrag. Valberedningen ska göra en bedömning av kandidaternas lämplighet.
Yttrande
En beredande instans, t ex styrelsen, yttrar sig över ett inkommet förslag till beslut, t ex en motion.
Överläggning
Allmän diskussion innan man fattar beslut
Mötesordförande
När föreningen ska ha årsmöte kan det vara en god idé att bjuda in en extern ordförande till mötet – alltså någon som inte själv är medlem i föreningen och därför kan hålla sig opartiskt till de frågor som tas upp på mötet.
Motioner
Medlemmarnas förslag till årsmötet, som styrelsen sedan tagit ställning till och föreslagit antingen bifall (ja) eller avslag (nej), och det svaret bifogas motionen till årsmöteshandlingarna. På årsmötet kan sedan deltagarna rösta antingen för medlemmens yrkande (motionen) eller för styrelsens svar på densamma. Under mötet kan även tillägg och nya versioner av förslag tas upp och röstas om.
Propositioner
När styrelsen själv vill föreslå mer genomgripande förändringar som kräver årsmötesbeslut, eller i annat fall anser att det är extra viktigt att förankra ett förslag och få medlemmarnas godkännande, så kan styrelsen skriva en proposition till årsmötet som medlemmarna får utskickat i stadgeenlig tid.
Valberedning
En aktiv valberedning kan vara nyckeln till en balanserad och kompetent styrelse. Den ska jobba parallellt med föreningens styrelse hela året och föreslå val till årsmötet utifrån förenings behov. En styrelse ska inte styra valberedningens beslut, men det bör vara god kontakt mellan grupperna.
Digitalt årsmöte
Fysiska möten var länge standard, men nu blomstrar digitala årsmöten. Tekniken har utvecklats, fler kan delta, och många föreningar övergick snabbt till digitala möten under pandemin. Visst finns nya krav på röstlängd och kontroller, men digitaliseringen har öppnat dörrarna för fler medlemmar.